.png)
Kiến thức chuyển đổi số
Trong công cuộc chuyển đổi số tại các cơ quan nhà nước, bên cạnh nguồn vốn đầu tư công, nguồn kinh phí chi thường xuyên đóng vai trò huyết mạch để duy trì, vận hành và nâng cấp các hệ thống thông tin. Tuy nhiên, việc giải ngân nguồn vốn này đòi hỏi chủ đầu tư phải tuân thủ một trình tự pháp lý hết sức khắt khe nhằm đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch.
Sự ra đời của Nghị định 45/2026/NĐ-CP (Quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước) và Nghị định 104/2026/NĐ-CP (Quy định việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán chi thường xuyên) đã tạo ra một hành lang pháp lý đồng bộ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước triển khai dự án công nghệ thông tin bằng nguồn vốn này, đảm bảo đi đúng bản chất quy định pháp luật.
1. Phạm vi các hoạt động công nghệ thông tin được sử dụng vốn thường xuyên
Trước khi bắt tay vào quy trình, chủ đầu tư cần xác định rõ hạng mục công việc của mình có thuộc phạm vi sử dụng vốn thường xuyên hay không. Theo Điều 32 Nghị định 45/2026/NĐ-CP.
2. Quy trình 05 bước thực hiện đầu tư dự án công nghệ thông tin sử dụng vốn thường xuyên
Khác với vốn đầu tư công yêu cầu các bước lập chủ trương đầu tư phức tạp, quy trình sử dụng kinh phí chi thường xuyên được điều chỉnh linh hoạt nhưng vẫn kiểm soát chặt chẽ qua 05 bước sau:
Bước 1: Lập, tổng hợp dự toán và Phê duyệt chủ trương và dự kiến kinh phí (Theo Nghị định 104/2026/NĐ-CP)
- Căn cứ vào tiêu chuẩn, định mức và hiện trạng hệ thống, các đơn vị đề xuất nhiệm vụ và dự toán kinh phí các nhu cầu mua sắm, nâng cấp phần mềm/phần cứng, tổng hợp vào dự toán của cơ quan, đơn vị mình (Khoản 1, Điều 17, Nghị định 104).
- Thẩm quyền phê duyệt dự kiến kinh phí được phân cấp rõ ràng theo giá trị: Dưới 45 tỷ đồng, từ 45 tỷ đồng đến dưới 240 tỷ đồng, và từ 240 tỷ đồng trở lên, tương ứng với thẩm quyền của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc sự tham gia ý kiến của các cơ quan quản lý chuyên ngành. (khoản 2 Điều 17, Nghị định 104).
- Đối với nhiệm vụ mua sắm, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài sản, trang thiết bị phục vụ hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của địa phương: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hoặc quy định thẩm quyền quyết định phê duyệt chủ trương và dự kiến kinh phí thực hiện mua sắm, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài sản, trang thiết bị bảo đảm phù hợp với tình hình thực tiễn tại địa phương. (khoản 3 Điều 17, Nghị định 104)
Bước 2: Lập, thẩm định và phê duyệt dự án/Báo cáo kinh tế - kỹ thuật (Theo Nghị định 45/2026/NĐ-CP) Sau khi được phân bổ dự toán kinh phí chi thường xuyên, đơn vị sử dụng ngân sách tiến hành tổ chức lập hồ sơ thiết kế.
- Lập hồ sơ: Chủ đầu tư tổ chức lập báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật (đối với thiết kế 1 bước) tùy thuộc vào phân loại dự án (Khoản 3, Điều 33, Nghị định 45).
- Thẩm định và Phê duyệt: Hồ sơ thẩm định gửi bằng hình thức điện tử hoặc văn bản giấy (nếu chứa bí mật nhà nước). Chủ đầu tư thành lập hội đồng thẩm định hoặc thuê đơn vị chuyên môn để đánh giá tính tuân thủ các quy định trước khi ban hành Quyết định phê duyệt dự án.
Bước 3: Tổ chức lựa chọn nhà thầu và Ký kết hợp đồng Sau khi dự án/báo cáo kinh tế - kỹ thuật được phê duyệt, chủ đầu tư tiến hành lựa chọn đơn vị cung cấp.
- Việc tổ chức lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, thương thảo và ký kết hợp đồng phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn liên quan (Khoản 6, Điều 32, Nghị định 45 và Nghị định 214/2025/NĐ-CP).
Bước 4: Triển khai, Giám sát, Vận hành thử và Nghiệm thu bàn giao Quá trình nhà thầu bắt tay vào thực hiện hợp đồng phải được theo dõi sát sao.
- Giám sát: Chủ đầu tư có trách nhiệm kiểm tra, giám sát chất lượng thiết bị, phần mềm hoặc chất lượng dịch vụ công nghệ thông tin (nếu là thuê dịch vụ).
- Vận hành thử và Nghiệm thu: Đây là yêu cầu bắt buộc. Mọi hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin (xây dựng, nâng cấp phần mềm, hệ thống) đều phải được vận hành thử, kiểm tra an toàn an ninh mạng trước khi tiến hành nghiệm thu, bàn giao chính thức đưa vào sử dụng (Điểm a, Khoản 7, Điều 32, Nghị định 45).
Bước 5: Thanh toán và Quyết toán kinh phí Đây là chốt chặn cuối cùng để đóng dự án, đảm bảo tiền nhà nước được chi đúng, chi đủ.
- Việc thanh toán qua Kho bạc Nhà nước thực hiện theo hồ sơ hợp lệ.
- Cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quyết toán kinh phí hoàn thành dự án/hạng mục công việc theo niên độ ngân sách năm và theo giá trị nhiệm vụ hoàn thành, tuân thủ chặt chẽ pháp luật về ngân sách và kế toán (Điều 19, Nghị định 104).
Lưu ý cho Chủ đầu tư
Việc vận dụng vốn chi thường xuyên giúp cơ quan nhà nước phản ứng nhanh với các yêu cầu thay đổi công nghệ. Tuy nhiên, ranh giới giữa việc "sử dụng vốn thường xuyên" và "vốn đầu tư công" đôi khi dễ gây nhầm lẫn trong quá trình lập dự toán. Các cơ quan quản lý cần bám sát quy định phân loại dự án tại Điều 33 Nghị định 45 và đối chiếu với hạn mức kinh phí tại Nghị định 104 để chọn đúng trình tự pháp lý, tránh tình trạng hồ sơ bị ách tắc ở khâu Kho bạc do áp dụng sai quy trình.
BMB luôn sẵn sàng đồng hành cùng Quý cơ quan trong việc tháo gỡ các vướng mắc pháp lý, tư vấn lập dự toán và xây dựng Báo cáo kinh tế - kỹ thuật chuẩn xác theo các quy định hiện hành. Quý chủ đầu tư có nhu cầu triển khai hệ thống thông tin an toàn, hiệu quả, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ chuyên sâu nhất.