Kiến thức chuyển đổi số
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các cơ quan, tổ chức, nhu cầu thuê dịch vụ công nghệ thông tin ngày càng gia tăng. Nhiều dịch vụ đã có sẵn trên thị trường như dịch vụ lưu trữ, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật, nền tảng điện toán đám mây hoặc phần mềm thương mại có thể được lựa chọn tương đối thuận lợi. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít cơ quan, đơn vị cần những dịch vụ được xây dựng riêng, phát triển riêng hoặc cấu hình riêng để đáp ứng đặc thù về nghiệp vụ, dữ liệu, quy trình quản lý và yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin.
Đây là nhóm dịch vụ công nghệ thông tin không sẵn có trên thị trường. Theo Nghị định 45/2026/NĐ-CP, dịch vụ công nghệ thông tin không sẵn có trên thị trường là dịch vụ được xây dựng, phát triển và cung cấp theo yêu cầu riêng nhằm đáp ứng yêu cầu đặc thù của cơ quan, tổ chức. Chính vì không phải là dịch vụ phổ biến, có thể mua hoặc thuê ngay, việc lập kế hoạch thuê loại dịch vụ này cần được thực hiện thận trọng, chặt chẽ và có căn cứ.
Nghị định 45/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/3/2026 và thay thế Nghị định 73/2019/NĐ-CP. Trong đó, Điều 34 quy định trực tiếp về quản lý thực hiện thuê dịch vụ công nghệ thông tin không sẵn có trên thị trường, tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho các cơ quan, tổ chức khi triển khai hoạt động thuê dịch vụ công nghệ thông tin bằng kinh phí chi thường xuyên nguồn vốn ngân sách nhà nước.
Lập kế hoạch thuê là khâu nền tảng
Điều 34 Nghị định 45/2026/NĐ-CP quy định, sau khi được phân bổ dự toán kinh phí chi thường xuyên ngân sách nhà nước, đơn vị sử dụng ngân sách có nhu cầu thuê dịch vụ công nghệ thông tin không sẵn có trên thị trường phải căn cứ nhiệm vụ được giao để lập kế hoạch thuê, trình cấp có thẩm quyền quyết định phê duyệt. Hồ sơ thẩm định bao gồm tờ trình, kế hoạch thuê, quyết định phê duyệt nhiệm vụ và dự toán kinh phí theo quy định pháp luật liên quan, cùng các tài liệu khác nếu có.
Quy định này cho thấy, lập kế hoạch thuê không chỉ là một thủ tục hành chính, mà là bước xác định rõ nhu cầu, phạm vi, yêu cầu chất lượng, nguồn lực tài chính và trách nhiệm tổ chức thực hiện. Đối với dịch vụ công nghệ thông tin không sẵn có trên thị trường, kế hoạch thuê càng có vai trò quan trọng, bởi cơ quan thuê không lựa chọn một sản phẩm hoàn chỉnh đã tồn tại, mà đặt ra yêu cầu để nhà cung cấp xây dựng, phát triển, tích hợp hoặc vận hành dịch vụ theo nhu cầu riêng.
Nếu kế hoạch thuê được lập sơ sài, hoạt động thuê có thể phát sinh nhiều rủi ro như yêu cầu kỹ thuật không rõ ràng, dự toán thiếu căn cứ, khó lựa chọn nhà thầu phù hợp, khó nghiệm thu kết quả hoặc không kiểm soát được chất lượng dịch vụ trong quá trình sử dụng. Ngược lại, một kế hoạch thuê rõ ràng, cụ thể và khả thi sẽ giúp cơ quan thuê kiểm soát tốt từ giai đoạn chuẩn bị đến triển khai, vận hành thử, nghiệm thu và bàn giao dữ liệu.
Nội dung kế hoạch thuê phải đầy đủ và cụ thể
Theo Điều 34, kế hoạch thuê dịch vụ công nghệ thông tin không sẵn có trên thị trường phải bao gồm nhiều nội dung chủ yếu. Trước hết là hiện trạng và sự cần thiết thuê dịch vụ. Đây là nội dung nhằm làm rõ vì sao cơ quan, tổ chức cần thuê dịch vụ, nhu cầu này xuất phát từ nhiệm vụ nào, hệ thống hiện có có đáp ứng được hay không, và việc thuê dịch vụ sẽ giải quyết vấn đề gì trong hoạt động quản lý, điều hành hoặc cung cấp dịch vụ công.
Kế hoạch thuê cũng phải xác định các hạng mục chính cần thuê, bao gồm tên hoạt động thuê, mục tiêu, nội dung, quy mô, phạm vi, địa điểm và cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ. Đây là phần thể hiện “đầu bài” của hoạt động thuê. Đối với dịch vụ công nghệ thông tin không sẵn có trên thị trường, việc mô tả đầu bài càng rõ thì nhà cung cấp càng có cơ sở để đề xuất giải pháp phù hợp, cơ quan thẩm định càng có cơ sở đánh giá tính hợp lý, và cơ quan thuê càng thuận lợi trong quá trình nghiệm thu, giám sát chất lượng.
Một nội dung quan trọng khác là đánh giá sự tuân thủ Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số hiện hành hoặc kiến trúc số của ngành, lĩnh vực. Quy định này nhằm bảo đảm dịch vụ được thuê không vận hành biệt lập, manh mún, mà phải phù hợp với định hướng kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu và phát triển tổng thể của cơ quan nhà nước trong môi trường số.
Yêu cầu về chất lượng, kết nối và dữ liệu phải được xác định rõ
Dịch vụ công nghệ thông tin không sẵn có trên thị trường thường gắn với yêu cầu nghiệp vụ riêng, quy trình xử lý riêng hoặc hệ thống dữ liệu riêng. Vì vậy, kế hoạch thuê phải xác định yêu cầu về chất lượng dịch vụ công nghệ thông tin, yêu cầu về kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, phần cứng, phần mềm và cơ sở dữ liệu liên quan.
Đây là điểm có ý nghĩa rất lớn trong thực tiễn. Một dịch vụ công nghệ thông tin có thể được xây dựng đúng về mặt hình thức nhưng vẫn không đáp ứng yêu cầu nếu không kết nối được với hệ thống hiện có, không chia sẻ được dữ liệu, không bảo đảm hiệu năng, hoặc không phù hợp với quy trình nghiệp vụ của người sử dụng. Vì vậy, ngay từ khâu lập kế hoạch, cơ quan thuê cần lượng hóa tối đa các yêu cầu về chức năng, hiệu năng, bảo mật, khả năng mở rộng, khả năng tích hợp, khả năng sao lưu, phục hồi và duy trì dịch vụ liên tục.
Đặc biệt, Điều 34 yêu cầu kế hoạch thuê phải xác định, làm rõ việc sở hữu các thông tin, dữ liệu hình thành trong quá trình cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin và phương án quản lý, chuyển giao cho bên thuê. Đây là một yêu cầu then chốt. Dữ liệu hình thành trong quá trình sử dụng dịch vụ có thể là dữ liệu nghiệp vụ, dữ liệu quản lý, dữ liệu người dùng hoặc dữ liệu phục vụ cung cấp dịch vụ công. Nếu không quy định rõ quyền sở hữu, phương thức quản lý, định dạng bàn giao và trách nhiệm chuyển giao, cơ quan thuê có thể gặp khó khăn khi kết thúc hợp đồng, thay đổi nhà cung cấp hoặc tích hợp dữ liệu sang hệ thống khác.
Thời gian thuê phải phù hợp với nhu cầu và khả năng bảo đảm hoạt động liên tục
Điều 34 yêu cầu kế hoạch thuê phải xác định thời gian thuê. Đồng thời, quy định cho phép chủ trì thuê được thực hiện thuê dịch vụ công nghệ thông tin trong nhiều năm nhằm bảo đảm hoạt động ổn định, liên tục của dịch vụ. Nghị định không quy định cứng thời hạn thuê tối đa là 5 năm.
Điều này phù hợp với đặc thù của dịch vụ công nghệ thông tin. Nhiều dịch vụ sau khi được xây dựng, triển khai và vận hành thử cần có thời gian khai thác ổn định để phát huy hiệu quả. Nếu thời gian thuê quá ngắn, cơ quan thuê có thể chưa kịp tận dụng đầy đủ giá trị của dịch vụ, đồng thời phát sinh chi phí chuyển đổi, đào tạo, tích hợp hoặc tổ chức lại quy trình. Tuy nhiên, thời gian thuê cũng cần được xác định hợp lý, gắn với nhiệm vụ được giao, khả năng bố trí kinh phí, yêu cầu duy trì hoạt động liên tục và các quy định pháp luật có liên quan.
Dự toán thuê phải minh bạch, có căn cứ
Một trong những nội dung trọng tâm của kế hoạch thuê là dự toán thuê dịch vụ. Theo Điều 34, dự toán thuê bao gồm chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin, chi phí quản lý, chi phí tư vấn, chi phí khác và chi phí dự phòng. Việc tách bạch các nhóm chi phí này giúp cơ quan có thẩm quyền kiểm soát rõ phạm vi chi, tránh tình trạng gộp chung thiếu minh bạch hoặc khó đánh giá tính hợp lý của tổng dự toán.
Đối với chi phí thuê dịch vụ, Nghị định cho phép xác định theo nhiều phương pháp, bao gồm báo giá của nhà cung cấp; kết quả lựa chọn nhà thầu đối với dịch vụ tương tự; lập dự toán theo chuyên gia tư vấn; kết quả thẩm định giá của tổ chức có chức năng cung cấp dịch vụ thẩm định giá; hoặc kết hợp các phương pháp nêu trên.
Cách quy định này thể hiện sự linh hoạt cần thiết, bởi dịch vụ công nghệ thông tin không sẵn có trên thị trường thường không có đơn giá phổ biến để đối chiếu. Tuy nhiên, sự linh hoạt cũng đi kèm trách nhiệm giải trình. Đơn vị lập kế hoạch thuê cần thu thập căn cứ khách quan, phù hợp với phạm vi, quy mô, yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu vận hành và mức độ phức tạp của dịch vụ. Đặc biệt, trong trường hợp sử dụng báo giá của nhà cung cấp, cần chú trọng tính công khai, minh bạch và bảo đảm không vi phạm quy định về cạnh tranh, bán phá giá hoặc nâng khống giá.
Thẩm định kế hoạch thuê là bước kiểm soát tính hợp pháp và tính khả thi
Điều 34 quy định kế hoạch thuê phải được thẩm định trước khi phê duyệt. Chủ trì thuê có thể thuê tổ chức, cá nhân thẩm tra kế hoạch thuê; nội dung thẩm tra có thể bao gồm một phần hoặc toàn bộ nội dung thẩm định kế hoạch thuê. Đầu mối thẩm định có trách nhiệm lấy ý kiến thẩm định của đơn vị có thẩm quyền về sự phù hợp của kế hoạch thuê và các nội dung quy định trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
Nội dung thẩm định bao gồm sự phù hợp của các nội dung trong kế hoạch thuê; sự phù hợp giữa các khoản mục chi phí trong dự toán thuê với nội dung và yêu cầu dịch vụ; sự phù hợp về nguồn vốn, khả năng cân đối vốn, nguồn lực khác để thực hiện thuê dịch vụ. Đồng thời, quá trình thẩm định cũng xem xét phương pháp xác định chi phí thuê dịch vụ.
Như vậy, thẩm định không chỉ là kiểm tra hồ sơ có đầy đủ hay không, mà còn là bước đánh giá tính hợp pháp, tính cần thiết, tính khả thi và tính hiệu quả của hoạt động thuê. Đối với dịch vụ không sẵn có trên thị trường, bước thẩm định càng quan trọng vì yêu cầu kỹ thuật, phương án triển khai và chi phí thường phức tạp hơn dịch vụ thông thường.
Triển khai và vận hành thử trước khi nghiệm thu
Sau khi kế hoạch thuê được phê duyệt, đơn vị chủ trì thuê tổ chức lựa chọn nhà thầu, ký hợp đồng và triển khai dịch vụ theo quy định. Một điểm quan trọng của Điều 34 là yêu cầu dịch vụ công nghệ thông tin phải được vận hành thử đạt yêu cầu chất lượng dịch vụ trước khi nghiệm thu, cung cấp dịch vụ cho đơn vị sử dụng.
Kết quả vận hành thử phải được lập thành văn bản. Báo cáo kết quả vận hành thử là căn cứ để các bên tham gia nghiệm thu xem xét khả năng cung cấp dịch vụ, đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu của dịch vụ đối với chủ trì thuê và đơn vị sử dụng. Nếu dịch vụ chưa đáp ứng yêu cầu, nhà thầu phải bổ sung, hoàn thiện và tổ chức vận hành thử lại. Quá trình này kết thúc khi dịch vụ đáp ứng yêu cầu chất lượng dịch vụ.
Quy định này có ý nghĩa thực tiễn rất rõ. Với dịch vụ được xây dựng theo yêu cầu riêng, nguy cơ sai lệch giữa yêu cầu đặt ra và kết quả thực tế là điều khó tránh khỏi. Vận hành thử giúp phát hiện lỗi kỹ thuật, lỗi nghiệp vụ, hạn chế về hiệu năng, bất cập trong kết nối dữ liệu, rủi ro an toàn thông tin hoặc những điểm chưa phù hợp với người sử dụng. Đây là hàng rào kỹ thuật quan trọng trước khi nghiệm thu và đưa dịch vụ vào khai thác chính thức.
Giám sát chất lượng trong suốt quá trình cung cấp dịch vụ
Dịch vụ công nghệ thông tin không phải là sản phẩm bàn giao một lần rồi kết thúc. Trong suốt thời gian thuê, dịch vụ phải duy trì hoạt động ổn định, liên tục và đáp ứng mức chất lượng đã cam kết. Vì vậy, Điều 34 quy định quá trình cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin được thực hiện dưới chế độ giám sát chất lượng dịch vụ. Chủ trì thuê có thể tự thực hiện hoặc thuê tổ chức, cá nhân thực hiện giám sát chất lượng dịch vụ công nghệ thông tin.
Cơ chế giám sát chất lượng giúp cơ quan thuê phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh như suy giảm hiệu năng, chậm khắc phục sự cố, gián đoạn dịch vụ, không đáp ứng mức cam kết, hoặc nguy cơ mất an toàn thông tin. Đối với các dịch vụ phục vụ quản lý nhà nước, cung cấp dịch vụ công hoặc xử lý dữ liệu quan trọng, giám sát chất lượng không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà còn là yêu cầu quản trị rủi ro.
Lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành thuê dịch vụ
Điều 34 cũng quy định sau khi kết thúc thời gian thuê dịch vụ công nghệ thông tin, nhà thầu phải bàn giao toàn bộ thông tin, dữ liệu hình thành trong quá trình thuê dịch vụ công nghệ thông tin cho chủ trì thuê. Chủ trì thuê có trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ hoàn thành; các nhà thầu chịu trách nhiệm lập hồ sơ hoàn thành cho hạng mục công việc mình đảm nhận. Số lượng hồ sơ hoàn thành do chủ trì thuê quyết định trên cơ sở thỏa thuận với các nhà thầu và các bên có liên quan.
Quy định này góp phần bảo đảm tính liên tục, khả năng kế thừa và quyền làm chủ dữ liệu của cơ quan thuê. Khi hợp đồng kết thúc, dữ liệu, tài liệu kỹ thuật, hồ sơ quản lý và các kết quả hình thành trong quá trình cung cấp dịch vụ cần được bàn giao đầy đủ để phục vụ lưu trữ, khai thác, kiểm tra, quyết toán hoặc tiếp tục vận hành theo phương án khác.
Kết luận
Nghị định 45/2026/NĐ-CP, đặc biệt là Điều 34, đã thiết lập khung quản lý tương đối toàn diện đối với hoạt động thuê dịch vụ công nghệ thông tin không sẵn có trên thị trường. Quy định không chỉ tập trung vào việc thuê được dịch vụ, mà còn nhấn mạnh toàn bộ vòng đời quản lý: từ lập kế hoạch, xác định yêu cầu, lập dự toán, thẩm định, phê duyệt, lựa chọn nhà thầu, triển khai, vận hành thử, nghiệm thu, giám sát chất lượng đến bàn giao dữ liệu và lập hồ sơ hoàn thành.
Trong thực tiễn, lập kế hoạch thuê cần được xem là khâu quyết định chất lượng và hiệu quả của hoạt động thuê. Kế hoạch càng cụ thể, có căn cứ và bám sát nhu cầu sử dụng thì càng giảm rủi ro phát sinh trong triển khai. Đối với các dịch vụ công nghệ thông tin không sẵn có trên thị trường, cơ quan thuê cần đặc biệt chú trọng mô tả rõ yêu cầu chất lượng, yêu cầu kết nối liên thông, yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin, quyền sở hữu dữ liệu, phương án chuyển giao và cơ chế giám sát chất lượng.
Có thể nói, Điều 34 Nghị định 45/2026/NĐ-CP đã đặt ra yêu cầu quản lý chặt chẽ hơn đối với hoạt động thuê dịch vụ công nghệ thông tin theo yêu cầu riêng. Đây là cơ sở quan trọng để nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước, hạn chế rủi ro phụ thuộc công nghệ, bảo đảm quyền làm chủ dữ liệu và góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong các cơ quan, tổ chức một cách bền vững.
Tại BMB Technology, khi đồng hành cùng các đơn vị trong vai trò tư vấn lập kế hoạch thuê, chúng tôi luôn tiếp cận Kế hoạch thuê dịch vụ CNTT không sẵn có dưới góc độ của một "Kiến trúc sư hệ thống" kết hợp với "Chuyên gia tài chính". Việc định hình rõ ràng các tiêu chuẩn dữ liệu, phương án liên thông (API/Web Services), và cơ chế chuyển giao tài sản số ngay từ khâu lập kế hoạch chính là chìa khóa để bảo vệ ngân sách nhà nước, đồng thời đảm bảo hệ thống vận hành bền vững, trơn tru trong suốt vòng đời dự án. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi khi quý đơn vị cần lập kế hoạch thuê.